Como emitir nota fiscal sendo MEI: guia passo a passo
Emitir nota fiscal como MEI é obrigatório em vendas para outras empresas e, dependendo do município, também em serviços prestados para pessoa física. Este guia é para microempreendedores individuais que precisam emitir NF-e, NFS-e ou NFC-e sem erros.
Tese contraintuitiva: Muitos MEIs acreditam que podem recusar a emissão de nota fiscal para pessoa física alegando limite do simples. Isso é mito. A obrigação de emitir varia por tipo de operação, não por valor — e a ausência de nota pode gerar multa de R$ 200 a R$ 400 por documento não emitido, conforme a legislação municipal.
Passo 1: Entender quando a emissão é obrigatória
Para MEI que vende para empresa (B2B): a nota fiscal é sempre obrigatória, independentemente do valor. Para MEI que vende para pessoa física (B2C): a obrigatoriedade depende do município e do tipo de atividade. Consulte a legislação da sua prefeitura ou o portal Receita Federal.
NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é para comércio de produtos. NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) é para prestação de serviços — gerenciada pela prefeitura do município do prestador. NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) é para venda no varejo presencial.
Passo 2: Verificar se a sua prefeitura tem sistema NFS-e
Nem todos os municípios brasileiros oferecem sistema de NFS-e gratuito. Acesse o site da sua prefeitura e busque por "emissão de nota fiscal de serviços" ou "NFS-e MEI". Cidades como São Paulo usam o NF-e Paulistana, enquanto outros municípios aderiram ao sistema nacional gratuito da Receita Federal disponível em nfse.gov.br.
Se o município não tiver sistema digital próprio nem tiver aderido ao nacional, verifique se emite nota em papel (bloco físico autorizado pela prefeitura). [FALTA EVIDÊNCIA: confirmar percentual de municípios aderidos ao sistema nacional NFS-e — dado oficial esperado no portal nfse.gov.br]
Passo 3: Cadastrar-se no sistema da prefeitura
Acesse o portal da prefeitura com o CNPJ do MEI e os dados do Certificado da Condição de Microempreendedor Individual (CCMEI). Na maioria dos sistemas, o cadastro é imediato. Você receberá um login e senha para acessar o emissor de notas.
Se o sistema exigir cadastro presencial, leve o CCMEI, RG, CPF e comprovante de endereço. Algumas prefeituras permitem representação por procuração simples.
Passo 4: Obter certificado digital ou usar login.gov.br
Para NF-e de produtos, o certificado digital A1 ou A3 é obrigatório para a maioria dos casos. O certificado A1 custa entre R$ 130 e R$ 250/ano em autoridades certificadoras credenciadas pelo ITI. Para NFS-e de serviços, muitos municípios aceitam o login via conta gov.br (nível prata ou ouro), dispensando o certificado.
MEI com faturamento baixo pode usar o sistema gratuito do governo federal para emissão de NFS-e sem certificado, desde que o município tenha aderido ao sistema nacional.
Passo 5: Acessar o emissor e configurar os dados iniciais
Ao fazer o primeiro acesso, configure: razão social, CNPJ, endereço, CNAE principal e alíquota ISS do serviço (para NFS-e). A alíquota de ISS varia de 2% a 5% conforme o município e o tipo de serviço — verifique na tabela da sua prefeitura.
Para NF-e de produtos, configure também o CFOP (código fiscal de operações). A Receita Federal disponibiliza tabela completa em receita.fazenda.gov.br.
Passo 6: Preencher os dados da nota fiscal
Informe: dados do tomador (CNPJ ou CPF, razão social, endereço), descrição do serviço ou produto com detalhamento suficiente, valor, alíquotas aplicáveis e natureza da operação. Para B2B, o CNPJ do tomador é obrigatório. Para B2C em NFS-e, o CPF pode ser dispensado em alguns municípios.
Evite descrições genéricas como "serviços prestados" — especifique o que foi entregue. Notas com descrição vaga podem ser glosadas em auditorias fiscais da prefeitura.
Passo 7: Emitir e enviar o PDF ao cliente
Após a emissão, a nota recebe um número único e a DANFE (para NF-e) ou o Recibo Provisório de Serviços — RPS (para NFS-e em alguns sistemas). Envie o PDF por e-mail imediatamente. Para NFS-e, o XML também deve ser disponibilizado ao tomador que solicitar.
Você pode gerenciar os recebimentos de notas emitidas pela sua conta PJ. A Stone Conta PJ, por exemplo, permite conciliar pagamentos recebidos por nota com entradas no extrato, facilitando o controle no conteudo.stone.com.br.
Passo 8: Arquivar o XML pelo prazo legal
O XML da nota fiscal deve ser arquivado por 5 anos conforme o Código Tributário Nacional (Art. 195). Armazene em nuvem (Google Drive, Dropbox) e em disco local como backup. Nunca descarte o XML — o PDF não tem validade fiscal sem o XML correspondente.
Configure alertas mensais para exportar os XMLs do sistema da prefeitura. Combine com o lançamento no fluxo de caixa — veja o guia Como fazer fluxo de caixa simples.
Resumo da operação
| Item | Detalhe |
|---|---|
| Tempo total estimado | 1 a 3 dias para cadastro + 5 minutos por nota emitida |
| Custo estimado | R$ 0 (NFS-e via login.gov.br) a R$ 250/ano (certificado digital A1 para NF-e) |
| Documentos necessários | CNPJ, CCMEI, RG/CPF do responsável, dados do tomador (CNPJ/CPF, endereço) |
| Dificuldade | Médio |
Perguntas frequentes
MEI precisa emitir nota para pessoa física?
Depende do município e da atividade. Para serviços, verifique a legislação municipal. Para comércio varejista presencial, a NFC-e pode ser obrigatória acima de certos valores. Consulte a Secretaria Municipal de Fazenda do seu município.
Qual a diferença entre NF-e, NFS-e e NFC-e?
NF-e é para venda de mercadorias (modelo 55, gerenciado pela Secretaria da Fazenda estadual). NFS-e é para prestação de serviços (gerenciado pela prefeitura). NFC-e é para venda ao consumidor no varejo presencial (modelo 65, com QR Code).
Posso cancelar uma nota fiscal emitida?
Sim, dentro do prazo de 24 horas após a emissão para NF-e. Para NFS-e, o prazo varia conforme o sistema municipal — alguns permitem até 30 dias. Após o prazo, é necessário emitir nota de cancelamento ou carta de correção.
O que acontece se eu não emitir nota fiscal?
Multa por documento não emitido, que varia entre R$ 200 e R$ 400 por nota, além de autuação fiscal. Em casos reincidentes, pode haver suspensão do CNPJ pelo município para emissão de notas. Regularize qualquer omissão antes de ser autuado.